Presupuestos: Qué son y cómo benefician a la organización

“Un presupuesto es una forma de plan de negocios condensado para el año entrante. Dentro de la empresa, los administradores necesitan presupuestos para guiarlos en la asignación de recursos, mantener el control y permitirles medir y recompensar el progreso”, afirma el empresario venezolano Raúl Gorrín, presidente de Seguros La Vitalicia

El presupuesto a lo largo del tiempo

“La planeación de un presupuesto puede variar desde un día hasta varios años, dependiendo de los objetivos del presupuesto y de la incertidumbre implicada. El presupuesto más directo es el plan estratégico, que establece las metas y objetivos globales de la organización”, expone Gorrín.

Considera que la planeación a largo plazo produce estados financieros proyectados para períodos de 5 a 10 años. “Las decisiones tomadas durante ésta incluyen la adición o suspensión de líneas de productos, el diseño y la ubicación de plantas nuevas, la adquisición de edificios y equipo y otros compromisos a largo plazo. Los planes a largo plazo se coordinan con los presupuestos de capital, que detallan los egresos que se tienen planeados para inversiones a largo plazo”.

Indica también “un presupuesto maestro es un análisis más extenso del primer año de un plan a largo plazo. Éste resume las actividades planeadas de todas las subunidades de una organización: ventas, producción, distribución y finanzas. El presupuesto maestro es un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de operación y estados financieros detallados. Este incluye proyecciones de ventas, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales.

La administración puede preparar presupuestos mensuales para el año, o presupuestos mensuales para el primer trimestre, y presupuestos trimestrales para los tres restantes. El presupuesto maestro es el más detallado que se coordina a lo largo de toda la organización, pero los administradores individuales también pueden preparar presupuestos diarios o semanales detallando las labores para ayudarse a realizar sus funciones particulares y cumplir con las metas financieras y de la operación”, dijo.

Ventajas de los presupuestos

Todos los administradores llevan a cabo alguna forma de presupuestación. A veces los planes y presupuestos no se hacen por escrito, generalmente en empresas pequeñas, pero cuando la organización crece, el sistema formal de presupuestación se vuelve una necesidad.

“La planeación y el presupuesto son en particular importantes en los ambientes inciertos. Un presupuesto permite tener una reacción sistemática en lugar de caótica ante el cambio”, manifiesta Gorrín.

Tres de las ventajas principales del presupuesto son que:

• Al formalizar las responsabilidades de los administradores en la planeación, se ven obligados a pensar en el futuro.

• Proporciona expectativas definitivas que son el mejor marco de trabajo para juzgar el desempeño subsiguiente.

• Ayuda a los administradores a coordinar sus esfuerzos, de tal manera que los objetivos de la organización en conjunto sean congruentes con los objetivos de sus partes.

Formalización de la planeación

“El proceso de presupuestación hace que la planeación sea una responsabilidad explícita de la administración. Con frecuencia, la planeación toma un lugar secundario o hasta se llega a eliminar por completo por las presiones cotidianas del trabajo”.

Agrega Gorrín que para preparar un presupuesto, un administrador debe fijar metas y objetivos, y establecer políticas que ayudan a alcanzarlos. Los objetivos son los puntos de destino, y los presupuestos son los mapas que nos guían a tales destinos. Sin metas ni objetivos, las operaciones de una compañía carecen de dirección; los problemas no se prevén; y los resultados son difíciles de interpretar después.

Comunicación y coordinación

Otro beneficio del presupuesto es que el personal se mantiene informado de lo que se espera de ellos. Un buen proceso de presupuestación establece una comunicación tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. La alta administración establece las metas y objetivos para los administradores de medio y operativo. Luego, los empleados y administradores de nivel bajo informan a los administradores de alto nivel cómo planean alcanzar tales objetivos.

“Los presupuestos también ayudan a los administradores a coordinar sus objetivos. El proceso de presupuestación obliga a los administradores a visualizar la relación que existe entre las actividades de su departamento y aquellas de otros departamentos, y las de la compañía en conjunto”, puntualizó.

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